Polityka prywatności

01Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest S4 Software House, ul. Mydlana 21A, 32-500 Chrzanów, NIP 628-206-58-40 (dalej: „my"). W sprawach dotyczących danych osobowych napisz na biuro@s4softwarehouse.pl, zadzwoń pod numer +48 608 042 061 lub wyślij list na powyższy adres.

02Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy

Przetwarzamy dane, które sam nam przekazujesz:

• w formularzu kontaktowym — imię i nazwisko, adres e-mail i treść wiadomości, a jeśli je podasz, także nazwę firmy, numer telefonu i temat zapytania;
• gdy piszesz do nas lub dzwonisz bezpośrednio — dane zawarte w korespondencji lub przekazane w rozmowie.

Przy każdym wejściu na stronę serwer hostingu automatycznie zapisuje w logach techniczne dane o żądaniu: adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej podstrony oraz informacje o przeglądarce.

03Cele i podstawy prawne

• Odpowiedź na zapytanie i działania przed zawarciem umowy, o które prosisz (np. przygotowanie propozycji współpracy) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Odpowiedź na zapytania niezwiązane z zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prowadzenie korespondencji z osobami, które się z nami kontaktują.
• Przechowywanie kopii zgłoszeń z formularza, żeby żadne zapytanie nie zaginęło przy awarii poczty — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ochrona formularza przed spamem i zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, w tym logi serwera — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Nie wykorzystujemy Twoich danych do marketingu i nie wysyłamy informacji handlowych.

04Automatyczne odsiewanie spamu

Formularz automatycznie rozpoznaje zgłoszenia wysyłane przez programy (boty) na podstawie technicznych cech wysłanego formularza. Zgłoszenie rozpoznane w ten sposób nie trafia do naszej skrzynki. Jego kopię przechowujemy przez okres podany w sekcji 05, żeby móc odzyskać zgłoszenie odrzucone przez pomyłkę. Jeśli nie otrzymasz od nas odpowiedzi w ciągu 24 godzin, napisz lub zadzwoń do nas bezpośrednio.

05Okres przechowywania

• Kopia zgłoszeń z formularza na serwerze — 12 miesięcy liczonych od miesiąca, w którym wpłynęło zgłoszenie; po upływie tego okresu jest usuwana automatycznie.
• Kopia zgłoszeń rozpoznanych jako wysłane automatycznie — 3 miesiące liczone od miesiąca, w którym wpłynęło zgłoszenie; po upływie tego okresu jest usuwana automatycznie.
• Korespondencja e-mail — przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a jeśli zawrzemy umowę — przez okres wymagany przepisami (m.in. podatkowymi) i do upływu terminu przedawnienia roszczeń. Korespondencję usuwamy ze skrzynki, gdy przestaje być potrzebna do tych celów.
• Logi serwera — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, zgodnie z zasadami przechowywania logów stosowanymi przez OVH jako podmiot przetwarzający.

06Odbiorcy danych

Dane powierzamy dostawcom usług, z których korzystamy, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych:

• OVH Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu — hosting serwisu, wysyłka wiadomości z formularza, przechowywanie kopii zgłoszeń i logów serwera; OVH korzysta przy tym ze spółek ze swojej grupy, w tym OVH SAS (Francja), jako dalszych podmiotów przetwarzających;
• Microsoft (Microsoft Ireland Operations Limited) — skrzynka poczty e-mail w usłudze Microsoft 365, do której trafiają zgłoszenia i korespondencja.

Jeśli zawrzemy umowę, dane mogą otrzymać także podmioty świadczące nam usługi księgowe lub prawne. Organom publicznym udostępniamy dane tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych osobowych.

07Przekazywanie danych poza EOG

Serwis wraz z kopią zgłoszeń działa w centrach danych OVH we Francji, a skrzynka pocztowa — w centrach danych Microsoft na terenie Unii Europejskiej (EU Data Boundary). Dostawcy mogą w ograniczonym zakresie przetwarzać dane spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego — Microsoft m.in. w celu zapewnienia bezpieczeństwa, utrzymania usługi i wsparcia technicznego, także w USA. Odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w RODO, przede wszystkim standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

08Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych w związku z umową,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) — z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Aby skorzystać z tych praw, napisz nabiuro@s4softwarehouse.pl. Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

09Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości nie możemy przyjąć zgłoszenia z formularza i na nie odpowiedzieć. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały — automatyczne odsiewanie spamu opisujemy w sekcji 04.

10Pliki cookies i analityka

Serwis nie używa plików cookies ani narzędzi analitycznych, reklamowych czy śledzących. Czcionki ładujemy z naszego serwera, bez łączenia się z serwerami innych podmiotów. Jeśli to się zmieni, zaktualizujemy tę politykę i jej wersję.

11Zmiany polityki

Aktualna wersja polityki i data, od której obowiązuje, są podane na górze strony. Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych w serwisie.